Visst är det väl skönt att hitta något du behöver, precis när du behöver det? Det kan vara noteringarna från det förra projektmötet eller instruktionen för hur du loggar in och gör en körning i det där systemet du använder alltför sällan. Eller, det kanske är den där urklippta artikeln som var så inspirerande när du först läste den för ett par år sedan och som det skulle vara perfekt att citera från i det du skriver just nu.Vad vi än arbetar med, har vi en kategori material som vi vet att vi kommer att behöva någon gång, men inte när.
När vi väl behöver det, vill vi hitta det utan ansträngning. Vi vill slippa lägga värdefull tid på att leta efter det och vi vill slippa göra om det vi gjort tidigare, bara för att vi inte hittar det nu.
Rör det sig om digitala filer, har vi många hjälpmedel i form av indexeringstjänster som Spotlight, Launchy, Quicksilver etc, men vad gör vi med alla papper?
Nio av tio kontor jag besöker om dagarna har ännu inte lyckats genomföra projekt ”Det papperslösa kontoret” och jag är faktiskt rätt övertygad om att vi under överskådlig tid kommer att vilja hantera papper även i fortsättningen, trots iPad, tablet PC och annat.
Ja, vad gör vi med pappersdokumenten vi vill spara om vi nu inte tycker att det funkar så bra att lägga allt i olika högar runt om på kontoret?
Låt oss se hur proffsen gör. Vilka är riktigt skickliga på att lagra stora mängder fysisk information så att den är lätt att hitta oavsett när man letar?
Biblioteken.
Det är ändå en hel del böcker som lagras i ett genomsnittligt bibliotek och så här kommer det sig att de är lätta att hitta:
*Biblioteken har bestämt sig för ett huvudsakligt format – inbundna böcker i hyllor.
*De har delat upp den stora mängden böcker i underkategorier – Hce, Hcg o s v, du vet.
*Inom kategorierna sorterar de i bokstavsordning.
*De är konsekventa med vilket begrepp de sorterar efter – författarens efternamn.
*Böckerna står med ryggarna utåt i rader, så det är lätt att få en översikt genom att skumma med blicken över hyllorna.
Vad betyder det då för oss, om vi skulle översätta bibliotekens goda erfarenheter till vår vardag på kontoret?
Som jag ser det, det här:
1) Bestäm dig för ett eller åtminstone få format eller platser. Du har t ex att välja mellan pärmar, hängmappar, högar, plastfickor (i högar), brevkorgar, tidskriftsamlare, bärkassar, kartonger. Välj bara hängmappar eller bara pärmar, förslagsvis. (Jag har faktiskt sett exempel på någon som bara valt brevkorgar, men det skulle inte jag välja.)
2) Om du tycker att det behövs, skapa underkategorier så du får ett par hängmappsystem, t ex ett för externt material och ett för internt material.
3) Bestäm dig för vilket begrepp du ska sortera efter, snarare än att sortera efter olika för olika dokumenttyper. Ska det vara kund-/leverantörföretagets namn, projektets namn, ärendenummer?
4) Sortera i alfabetisk eller numerisk ordning, så du har lätt att hitta det material du söker, närhelst du söker det.
5) Väljer du ett hängmappsystem som din lagringsplats får du lätt översikt över hela ditt ”bibliotek”, genom att du kan skumma igenom alla flikar på samma sätt som du kan skumma igenom bokryggarna i bokhyllan.
Om du skapar ditt eget fysiska bibliotek genom att minska antalet olika ställen som du lagrar papper du behöver någon gång, kommer du slippa lägga onödig tid på att leta efter det du behöver. Du kommer också att bli mindre distraherad av allt som annars ligger framme, eftersom du snabbt kan lagra undan det du får i din hand, då det numera är självklart för dig var du ska lagra det (och ändå kunna känna dig trygg med att du hittar det när du vill).
När du inte tvekar på vart materialet ska, lägger du det inte längre i högar.
P S Vet du att Kungliga Bibliotekets samlingar omfattar 100 hyllkilometer material? Ändå kan de hitta det de behöver. Konsekvens och systematik är orden.
Inlagt av: Gästbloggare David Stiernholm;
http://www.stiernholm.com/
Foto: istockphoto.com
…………………………………………………………………………………………………………………………
Varje måndag morgon får jag ett nyhetsbrev med strukturtips från David – vill du prova?
Eller vill du kolla in hans blogg!?
Se även tidigare inlägg av och om David!
”15 minuter för framtiden”;
“Mina fredagar är inte vad de varit. Det är tur det”;
“En struktör med sinne för ordning och reda”.