Mina fredagar är inte vad de varit. Det är tur det.

De senaste veckorna har jag testat en ny hypotes, jag har föresatt mig att etablera en ny vana. Det gäller fredagarna.

I mitt jobb reser jag en hel del och när jag inte gör det, står jag och föreläser. Däremellan ska möten hållas och material utvecklas. Det har varit alltför lätt för mig att skjuta upp arbetsuppgifterna av mer reflektiv karaktär på framtiden, till ”sen”, när en möjlighet uppenbarar sig, som en skänk från ovan.

I synnerhet gäller detta arbetet med att någon gång i veckan stanna upp, titta på vad jag har gjort och vad jag har framför mig, ta ut en ny riktning och prioritera om bland uppgifterna.

Fredagarna var tidigare dagar då jag hade lätt att trycka in ännu ett möte (”för det var ju ändå bara en avslappnad fredag”), vilket fick till följd att jag inte hann summera veckan innan helgen tog vid. På måndag morgon började jag med att ligga efter, med mina mått mätt.

Men, inte längre.

Min fredagsregel är numera: Inga möten – veckogenomgång på morgonen.

Så här gör jag:
1) Direkt på morgonen kör jag min morgonrutin, så jag får koll på läget. (Hur den går till, kan vi återkomma till.)
2) Sedan skummar jag igenom min vision, mitt långsiktiga måls olika aspekter och uppdaterar i vilken grad jag kommit närmare var och en. Behövs det, justerar jag.
3) Jag går igenom hela min att-göra-lista och bockar av det som är gjort men inte avbockat, lägger till nya uppgifter jag kommer på, tar bort uppgifter som inte längre är aktuella och sätter deadline på de som behöver en.
4) Jag går igenom noteringarna om vad jag väntar på från andra och påminner de som påminnas bör om att deadline närmar sig eller rent av är passerad.
5) Jag går igenom min projektöversikt och ser till att jag har minst en att-göra-uppgift definierad på varje, så vi kan röra oss framåt.
6) Jag skummar en månad tillbaka i kalendern och en månad framåt. Jag skapar de att-göra-uppgifter som jag kommer på, jag bokar upp egen tid i kalendern för de uppgifter som riskerar skjutas på framtiden annars.
7) Slutligen rensar jag en del av mitt referensmaterialsystem; i mitt fall den hängmapp som står på tur den här veckan.

Effekten av allt detta är att jag vet
– att jag rör mig i rätt riktning i det stora perspektivet
– att min att-göra-lista är komplett (så jag slipper hålla något av det i huvudet)
– att materialet jag väntar på är på gång
– att de projekt som jag vill ska röra sig framåt också gör det
– att jag får med mig uppgifterna jag åtagit mig på tidigare möten
– vilka uppgifter jag behöver prioritera nu för att slippa jobba så hårt precis före deadline
– att mitt referensmaterial inte växer över bredderna, utan att där mest finns material som faktiskt är av nytta för mig, istället för sån’t som lika gärna kunde slängas

Skulle det visa sig att jag missat att slutföra något som måste vara klart den här veckan, har jag ändå fredag eftermiddag fri att lägga på det.

Vad har då det här med PR och kommunikation att göra? Detta är ju ändå en PR-blogg. Ja, inte vet jag, men jag antar att också du som arbetar med att kommunicera budskap och skapa uppmärksamhet behöver göra det på ett systematiskt sätt. Också du behöver lägga rätt tid på rätt sak, i rätt tid, istället för att flänga runt, agera på uppstuds och i sista sekunden.

Arbetar du strukturerat i grunden, kan du skapa utrymme för att spontant kunna klippa till på volley, just när möjligheten uppenbarar sig.

Så, slå följe med mig. Låt oss gå med lättare steg hem på fredagarna framöver.
………………………………………………………………………………………………………………………..
Vill du ha mina strukturtips,  som kommer varje måndag morgon och som innehåller allehanda matnyttiga tips?
Eller läs vidare på Strukturbloggen!
…………………………………………………………………………………………………………………………….

Foto: iStockphoto
Inlagt av Gästbloggare David Stiernholm