Visst är det väl skönt att hitta något du behöver, precis när du behöver det? Det kan vara noteringarna från det förra projektmötet eller instruktionen för hur du loggar in och gör en körning i det där systemet du använder alltför sällan. Eller, det kanske är den där urklippta artikeln som var så inspirerande när du först läste den för ett par år sedan och som det skulle vara perfekt att citera från i det du skriver just nu.Vad vi än arbetar med, har vi en kategori material som vi vet att vi kommer att behöva någon gång, men inte när.

När vi väl behöver det, vill vi hitta det utan ansträngning. Vi vill slippa lägga värdefull tid på att leta efter det och vi vill slippa göra om det vi gjort tidigare, bara för att vi inte hittar det nu.

Rör det sig om digitala filer, har vi många hjälpmedel i form av indexeringstjänster som Spotlight, Launchy, Quicksilver etc, men vad gör vi med alla papper?

Nio av tio kontor jag besöker om dagarna har ännu inte lyckats genomföra projekt “Det papperslösa kontoret” och jag är faktiskt rätt övertygad om att vi under överskådlig tid kommer att vilja hantera papper även i fortsättningen, trots iPad, tablet PC och annat.

Ja, vad gör vi med pappersdokumenten vi vill spara om vi nu inte tycker att det funkar så bra att lägga allt i olika högar runt om på kontoret?

Låt oss se hur proffsen gör. Vilka är riktigt skickliga på att lagra stora mängder fysisk information så att den är lätt att hitta oavsett när man letar?

Biblioteken.

Det är ändå en hel del böcker som lagras i ett genomsnittligt bibliotek och så här kommer det sig att de är lätta att hitta:
*Biblioteken har bestämt sig för ett huvudsakligt format – inbundna böcker i hyllor.
*De har delat upp den stora mängden böcker i underkategorier – Hce, Hcg o s v, du vet.
*Inom kategorierna sorterar de i bokstavsordning.
*De är konsekventa med vilket begrepp de sorterar efter – författarens efternamn.
*Böckerna står med ryggarna utåt i rader, så det är lätt att få en översikt genom att skumma med blicken över hyllorna.

Vad betyder det då för oss, om vi skulle översätta bibliotekens goda erfarenheter till vår vardag på kontoret?

Som jag ser det, det här:
1) Bestäm dig för ett eller åtminstone få format eller platser. Du har t ex att välja mellan pärmar, hängmappar, högar, plastfickor (i högar), brevkorgar, tidskriftsamlare, bärkassar, kartonger. Välj bara hängmappar eller bara pärmar, förslagsvis. (Jag har faktiskt sett exempel på någon som bara valt brevkorgar, men det skulle inte jag välja.)

2) Om du tycker att det behövs, skapa underkategorier så du får ett par hängmappsystem, t ex ett för externt material och ett för internt material.

3) Bestäm dig för vilket begrepp du ska sortera efter, snarare än att sortera efter olika för olika dokumenttyper. Ska det vara kund-/leverantörföretagets namn, projektets namn, ärendenummer?

4) Sortera i alfabetisk eller numerisk ordning, så du har lätt att hitta det material du söker, närhelst du söker det.

5) Väljer du ett hängmappsystem som din lagringsplats får du lätt översikt över hela ditt “bibliotek”, genom att du kan skumma igenom alla flikar på samma sätt som du kan skumma igenom bokryggarna i bokhyllan.

Om du skapar ditt eget fysiska bibliotek genom att minska antalet olika ställen som du lagrar papper du behöver någon gång, kommer du slippa lägga onödig tid på att leta efter det du behöver. Du kommer också att bli mindre distraherad av allt som annars ligger framme, eftersom du snabbt kan lagra undan det du får i din hand, då det numera är självklart för dig var du ska lagra det (och ändå kunna känna dig trygg med att du hittar det när du vill).

När du inte tvekar på vart materialet ska, lägger du det inte längre i högar.

P S Vet du att Kungliga Bibliotekets samlingar omfattar 100 hyllkilometer material? Ändå kan de hitta det de behöver. Konsekvens och systematik är orden.

Inlagt av: Gästbloggare David Stiernholm;
http://www.stiernholm.com/
Foto: istockphoto.com

…………………………………………………………………………………………………………………………

Varje måndag morgon får jag ett nyhetsbrev med strukturtips från David – vill du prova?
Eller vill du kolla in hans blogg!?

Se även tidigare inlägg av och om David!
“15 minuter för framtiden”; 
“Mina fredagar är inte vad de varit. Det är tur det”; 
“En struktör med sinne för ordning och reda”.

Så blev det då jul till sist. Efter några långa månader av hårt arbete, tog du slutligen ledigt. Njuter du, som jag, av att då stanna upp och reflektera över vad du gjort och vad som väntar härnäst?

När det bara snurrar på och du upplever vardagen som ett ekorrhjul är det annars lätt att tappa perspektivet. “Måndag, fredag, helg. Måndag, fredag, helg.” Framförallt kan det vara svårt att prioritera, d v s att välja rätt arbetsuppgift vid ett givet tillfälle och i synnerhet att välja bort rätt andra arbetsuppgifter.

Att säga att det är viktigt att formulera en långsiktig vision om den situation du vill nå fram till är i det närmaste en truism. Men det är inte för inte. Det du gör i vardagen kommer då att kännas mer meningsfullt, eftersom du vet vartåt det leder. Du får också ett sunt perspektiv på alla korta, snabba, bråttom-uppgifter du gör i vardagen, så du känner större meningsfullhet, eftersom du vet varför det är så bråttom, det som du väljer att göra nu.

Du kommer att ha lättare att på uppstuds avgöra vad som är rätt sak att lägga tid på i vardagen, i jobbet likväl som i ditt privatliv. Genom att framtiden blir mer levande i din vardag, ökar sannolikheten att du kommer att uppleva den situation du önskar.

Det fina är att du inte behöver vänta till dess du är ledig och har mycket tid att visionera, utan:

Då och då, ta en kvart för framtiden.

För mig som struktör är det än mer intressanta den naturliga följdfrågan: Hur då?

Gör så här:
När du får “gratistid” över, t ex
- då du sitter i bilen och väntar på att ett tåg ska passera,
- i bilen i färjekön,
- i kön i väntan på att få boarda planet (då det inte är någon idé att öppna datorn och du inte vill ringa en massa samtal så där mitt bland folk),
- när “Fasten seatbelt”-skylten är tänd på planet och varken telefon eller laptop får vara på,
- när du måste vänta på att datorn ska startas om för att det blev något fel,
- när du äter lunch ensam och kontemplerar över kaffet,
- när andan faller på,
- eller helt enkelt är du får lust och inte kan låta bli,
ta då en kvart för framtiden när du tänker på hur du vill ha det framöver, med din verksamhet, i ditt jobb och med ditt liv.

Ha inga ambitioner att konkretisera och skapa att- göra-uppgifter, utan fantisera bara. Fantasi är inte bara för barn, utan fantisera är det du gör när du tänker på vad som helst som ännu inte finns.

Till din hjälp, ha ett fickstort kort i kavajen, som du går igenom när 15 minuter mittemellantid infinner sig och du inte kan göra annat. Kortet kan innehålla de värdeord som beskriver hur du vill ha det i framtiden. Lägg till fler ord eller stryk några om du känner för det.

Kanske är det inte ett kort, utan ett dokument i en applikation i din telefon, synkad med motsvarande i din dator. Måhända har du istället skrivit ut din visionsmindmap (ur t ex MindManager eller Mindmeister), som innefattar alla aspekter du kan komma på av den framtida önskade situationen. Du har vikt ihop den så den lätt får plats i handväskan och/eller portföljen.

Somliga har en bild i plånboken, t ex på en interiör, som för dem representerar essensen av visionen.

Eller, står det på kortet bara en enda fråga till dig själv: “Hur ser just nu om fem år ut?”

Gör du din framtid närvarande i vardagen, har du lättare att sålla agnarna från vetet när det gäller vilka arbetsuppgifter du ska ta dig an först och du avgör med större självklarhet vad som är viktigt och vad som inte är det.

Så här gör jag. Hur gör du för att ta sikte in i framtiden?

Foto: iStock
Inlagt av gästbloggare David Stiernholm
…………………………………………………………………………………………………………………………
Varje måndag morgon får jag ett nyhetsbrev med strukturtips från David – vill du prova?
Eller vill du kolla in hans blogg!?

Se även tidigare inlägg av och om David!
“Mina fredagar är inte vad de varit. Det är tur det”.
“En struktör med sinne för ordning och reda”.

De senaste veckorna har jag testat en ny hypotes, jag har föresatt mig att etablera en ny vana. Det gäller fredagarna.

I mitt jobb reser jag en hel del och när jag inte gör det, står jag och föreläser. Däremellan ska möten hållas och material utvecklas. Det har varit alltför lätt för mig att skjuta upp arbetsuppgifterna av mer reflektiv karaktär på framtiden, till “sen”, när en möjlighet uppenbarar sig, som en skänk från ovan.

I synnerhet gäller detta arbetet med att någon gång i veckan stanna upp, titta på vad jag har gjort och vad jag har framför mig, ta ut en ny riktning och prioritera om bland uppgifterna.

Fredagarna var tidigare dagar då jag hade lätt att trycka in ännu ett möte (“för det var ju ändå bara en avslappnad fredag”), vilket fick till följd att jag inte hann summera veckan innan helgen tog vid. På måndag morgon började jag med att ligga efter, med mina mått mätt.

Men, inte längre.

Min fredagsregel är numera: Inga möten – veckogenomgång på morgonen.

Så här gör jag:
1) Direkt på morgonen kör jag min morgonrutin, så jag får koll på läget. (Hur den går till, kan vi återkomma till.)
2) Sedan skummar jag igenom min vision, mitt långsiktiga måls olika aspekter och uppdaterar i vilken grad jag kommit närmare var och en. Behövs det, justerar jag.
3) Jag går igenom hela min att-göra-lista och bockar av det som är gjort men inte avbockat, lägger till nya uppgifter jag kommer på, tar bort uppgifter som inte längre är aktuella och sätter deadline på de som behöver en.
4) Jag går igenom noteringarna om vad jag väntar på från andra och påminner de som påminnas bör om att deadline närmar sig eller rent av är passerad.
5) Jag går igenom min projektöversikt och ser till att jag har minst en att-göra-uppgift definierad på varje, så vi kan röra oss framåt.
6) Jag skummar en månad tillbaka i kalendern och en månad framåt. Jag skapar de att-göra-uppgifter som jag kommer på, jag bokar upp egen tid i kalendern för de uppgifter som riskerar skjutas på framtiden annars.
7) Slutligen rensar jag en del av mitt referensmaterialsystem; i mitt fall den hängmapp som står på tur den här veckan.

Effekten av allt detta är att jag vet
- att jag rör mig i rätt riktning i det stora perspektivet
- att min att-göra-lista är komplett (så jag slipper hålla något av det i huvudet)
- att materialet jag väntar på är på gång
- att de projekt som jag vill ska röra sig framåt också gör det
- att jag får med mig uppgifterna jag åtagit mig på tidigare möten
- vilka uppgifter jag behöver prioritera nu för att slippa jobba så hårt precis före deadline
- att mitt referensmaterial inte växer över bredderna, utan att där mest finns material som faktiskt är av nytta för mig, istället för sån’t som lika gärna kunde slängas

Skulle det visa sig att jag missat att slutföra något som måste vara klart den här veckan, har jag ändå fredag eftermiddag fri att lägga på det.

Vad har då det här med PR och kommunikation att göra? Detta är ju ändå en PR-blogg. Ja, inte vet jag, men jag antar att också du som arbetar med att kommunicera budskap och skapa uppmärksamhet behöver göra det på ett systematiskt sätt. Också du behöver lägga rätt tid på rätt sak, i rätt tid, istället för att flänga runt, agera på uppstuds och i sista sekunden.

Arbetar du strukturerat i grunden, kan du skapa utrymme för att spontant kunna klippa till på volley, just när möjligheten uppenbarar sig.

Så, slå följe med mig. Låt oss gå med lättare steg hem på fredagarna framöver.
………………………………………………………………………………………………………………………..
Vill du ha mina strukturtips,  som kommer varje måndag morgon och som innehåller allehanda matnyttiga tips?
Eller läs vidare på Strukturbloggen!
…………………………………………………………………………………………………………………………….

Foto: iStockphoto
Inlagt av Gästbloggare David Stiernholm

Nu på torsdag morgon ska jag kolla in struktören David Stiernholm under ett frukostmöte hos Connect Väst i Göteborg (kontakta Karin Burö kb@connectvast.se om du vill anmäla dig!). David ska tala under rubriken “Ät aldrig mangon hel!” Fyra tumregler för god personlig struktur, som hjälper dig få koll på läget och mer tid över. Låter mycket spännande! Kanske trillar det ner en pollett så t o m jag fattar hur jag ska få lite bättre ordning på tillvaron!?

Varje måndag morgon kl 08.45 kommer ett e-mail med strukturtips från David, som man antingen kan läsa som pdf eller lyssna på som mp3.  I går kom 87:e utgåvan! Enkla och praktiska råd hur du hanterar din vardag på bästa sätt. Med ordning och reda. Igår fick man t ex veta hur man kan ta hand om den fulla mailboxen när man kommer tillbaka efter en ledighet. Planera in processtid redan från början! Och tänk du kan redan nu avsätta tid efter jul- och nyårshelgen!

David Stiernholm har många strängar på sin lyra. Konsult, entreprenör, struktör, föreläsare,  kompositör och musiker (bl a oboe,  sopransax och nyckelharpa. I januari 2004 startade han företaget Stiernholm Consulting. Då hade han just avslutat en tjänst som ställföreträdande VD hos Taxi Göteborg med ansvar för kvalitets- och IT-frågor. David har också en examen från Handels med inriktning på småföretagande.

Idag har David uppdrag som struktör med kunder på alla nivåer i organisationen och i olika konstellationer – individ, grupp och ledning/styrelse. Företagsbransch och storlek är varierande.

Hur ser då David på framtiden? – Vill vara “the go-to guy” (bra uttryck!) när det gäller struktur och internationellt etablerad. Samtidigt vill han fortsätta att själv jobba direkt med människor, den personliga kontakten är viktig och att vara genomförare.

Hur är det med den egna strukturen? Jo då, David lever som han lär och har förstås samma behov av ordning och reda som alla andra. Själv säger han dock att han lever i en experimentverkstad, han testar på sig själv och lär sig nya saker hela tiden. Och han har anpassat sig vartefter, löst vissa saker och fått erfarenheter att jobba vidare med.

Om man nu vill införa struktur i sitt liv. Varför lyckas man inte?
1. Tar för stora grepp
2. Dåligt samvete – skjuter framför sig

Det gäller att hitta praktiska lösningar när man vill förändra:
1. Gräv där du står
2. Ta små steg

Prenumerera på Davids Nyhetsbrev med strukturtips  eller följ honom på bloggen. Det finns även möjlighet att ta del av Davids goda råd via podcast och i en webbshop finns ljudböcker, E-böcker, koll-på-läget-kort och Tickler files.

Se även referat från föreläsning hos Dataföreningen,  film på You Tube. Presentation på Lära för Livet

Foto: Åsa Dahlgren, Parasoll
Inlagt av Birgitta